9 tips om tijdens corona te communiceren met je medewerkers | Bond Beter Leefmilieu

U bent hier

9 tips om tijdens corona te communiceren met je medewerkers

Janne Ruszkowski

In tijden van crisis en social distancing is interne communicatie belangrijker dan ooit. Je wil je medewerkers goed informeren over alles wat er gebeurt, maar moet - misschien vanop afstand - ook eventuele problemen opvangen en de teamspirit hoog houden. Hoe pak je dat aan?

1. Verduidelijk de prioriteiten

Een crisis haalt zowel de prioriteitenlijst als het werkritme overhoop. Bied je medewerkers daarom een houvast: maak duidelijk waarop jullie in de nabije toekomst wel of niet zullen focussen, en ook waarom. Overloop alle campagnes, acties en events met de betrokken teams en communiceer met alle collega’s wat uitgesteld of geannuleerd wordt. Bepaal ook wat eventueel een virtuele invulling krijgt. Een duidelijke inhoudelijke focus en agenda geven medewerkers weer wat grip in deze onstabiele periode.

2. Treed als kapitein op de voorgrond

Op crisismomenten kijken we allemaal naar de kapitein van het schip. Als je directeur of CEO bent, is het vandaag dus belangrijk om je gezicht te laten zien en je stem te laten horen. Communiceer zelf transparant en bemoedigend, over de crisismaatregelen die jullie nemen, over hoe het met eventuele zieke collega’s gaat, over de koers die jullie verder zullen varen. Laat ook ruimte voor vragen van zowel je eigen medewerkers als externe partijen. Nog meer dan anders ben jij nu de leidersfiguur waar mensen naar op zoek zijn.

3. Heb oog voor het welzijn van je medewerkers 

Iedereen beleeft deze verwarrende periode anders. Terwijl een thuiswerkende vader misschien snakt naar een moment alleen om eindelijk aan dat dossier te kunnen werken, kampt een single in lockdown mogelijk met eenzaamheid terwijl ze zich bedelft onder de to do’s. Maak bewust tijd vrij in je agenda voor een-op-eengesprekken met je collega’s, zodat je kan polsen naar hun welbevinden en eventuele noden tijdig kan detecteren. 

Is een collega ziek? Sommige collega’s willen, ook als ze ziek zijn, toch nog contact met het werk. Anderen nemen liever wat afstand. Vraag waar jouw medewerker behoefte aan heeft, zodat je die behoefte correct kan invullen.

4. Organiseer voldoende (virtuele) contactmomenten tussen collega’s

Waar je team op dit moment ook werkt, de kans is reëel dat het contact tussen de collega’s op een laag pitje staat. Daarom is het een goed idee om vaste informele contactmomenten te creëren: een fysieke of virtuele koffieklets in de namiddag of een afterwork apéro op vrijdagavond brengen iedereen weer met elkaar in verbinding.

5. Praat als leidinggevende ook níét over het werk

Gesprekken tussen leidinggevenden en teamleden hoeven niet per se over het werk te gaan. Integendeel, praat bewust over de gezondheid van de familie, de karretjesfile aan de supermarkt, de hilarische dansjes op TikTok. De waan van de dag even verjagen met een oprecht persoonlijk gesprek of met koetjes en kalfjes kan deugd doen. Bovendien kan je, door als leidinggevende even achter het professionele masker te piepen, ook sneller problemen en behoeften oppikken. 

6. Communiceer ook met wie tijdelijk werkloos is

Ook wie tijdelijk werkloos is, heeft vaak nood aan betrokkenheid met de collega’s en wil weten welke impact de crisis op de organisatie heeft. Blijf dus ook met hen in contact, nodig hen uit voor de koffieklets of afterwork apéro, bel hen op voor een babbel, benadruk hun rol in en belang voor de organisatie. Dat zal straks ook helpen om de herstart vlot te organiseren.

7. Maak transparante afspraken met thuiswerkers

Als de keukentafel een bureau wordt, vloeien werk en privé onvermijdelijk in elkaar over. Maak daarom duidelijke afspraken met telewerkers. Wat hebben zij nodig om thuis te kunnen werken: aangepaste uren, extra infrastructuur? Wanneer moeten ze voor jou bereikbaar zijn en welke resultaten moeten ze realiseren? Definieer het duidelijk, zodat jullie met wederzijds vertrouwen vanop afstand kunnen verder werken.

8. Houd je aan een goede mail- en chatetiquette 

Conversaties verplaatsen zich naar mails en (video)chats. Dat zijn weliswaar communicatiemiddelen waarmee de meeste mensen al vertrouwd waren, maar plots zetten we ze veel intensiever in. Daardoor tekenen de nadelen zich ook duidelijker af: mails glippen door de mazen van het net, introverte mensen zijn in groepschats nauwelijks aan het woord, het gebrek aan non-verbale communicatie bemoeilijkt de interpretatie van boodschappen. Een goede mailetiquette en chatspelregels (bijvoorbeeld: duid een moderator aan, zet je microfoon uit als je niet aan het woord bent, stel je vragen via de chat) vangen dit op.

9. Geef je team geregeld een schouderklopje

Deze crisis vergt wel wat van werknemers: extra inzet, flexibiliteit, creativiteit, geduld,... Toon als organisatie of onderneming hoe dankbaar je bent voor het team dat de boel mee draaiende helpt houden. (Bij dezen: een luide shout-out aan alle fantastische BBL-collega’s! We missen jullie en kijken er zo hard naar uit om straks, allemaal samen, in ons BBL-kantoor, te vieren dat jullie een TOPteam zijn!)

Janne Ruszkowski

Netwerkmedewerker
Meer over Coronacrisis

Ontvang Link

  • Maandelijks tips voor al wie lokaal actief is voor een beter milieu


Andere nieuwsbrieven van BBL