Na enkele maanden thuiswerken hebben de meeste organisaties hun werk volledig overgoten met een digitaal sausje. Die technologische snufjes compenseren niet het direct contact met de collega’s, maar ze kunnen het werk wel vergemakkelijken. Zo zijn er apps die je helpen om je projecten te managen, digitale to-do-lijstjes die je automatisch herinneren om taken uit te voeren - noem maar op! Lidorganisaties van BBL tippen je hun favoriete apps.
Platformen voor videoconferencing en webinars
Videoconferencing is een goedkope en kostenefficiënte manier om een meeting te organiseren: je bent niet meer afhankelijk van de grootte van je ruimte of het beschikbare personeel om een event te organiseren. Een webinar is bovendien ook erg laagdrempelig, waardoor je meer bezoekers naar je event lokt dan wanneer je het fysiek zou proberen. De meeste tools voor videoconferencing bieden dezelfde basisfuncties maar verschillen in de meer uitgebreide diensten.
Google Meet: Gratis videoconferencingtool voor iedereen met een Google-account. De tool is gemakkelijk en intuïtief in gebruik, met alle basisfuncties aanwezig: chat, schermdelen, opnemen,...
- Aanrader: heeft je doelpubliek nog niet vaak met videoconferencing gewerkt? Of heb je een tool nodig voor een simpele webinar met spreker en presentatie, dan volstaat de gratis versie van Google Meet.
- Waarom zou je voor een andere tool kiezen? Andere apps bieden meer interactieve mogelijkheden.
Teams: Teams is de videoconferencing app van Microsoft met heel wat gelijkaardige features als Zoom: break-out rooms, aanpassen van je achtergrond, schermdelen, tools voor sprekers, opname, ...
- Aanrader: Teams is meer dan videoconferencing. Je kan ook bestanden opslaan, chatten, to-do-lijstjes maken,... Met de gratis versie kan je van de meeste functionaliteiten gebruikmaken.
- Waarom zou je voor een andere tool kiezen? Indien je jouw vergadering wat interactiever wil maken dan heeft Zoom (de betalende versie) net wat meer opties.
Zoom: Deze videoconferencingtool is populair voor zijn vele features zoals het maken van polls, gebruik van emoticons, schermdelen, uitgebreide tools voor sprekers, aanpassen van achtergrond, opname, ... De betalende versie biedt voor een schappelijke prijs heel veel mogelijkheden.
- Aanrader: Handig bij Zoom is de gallery view: bekijk al al je deelnemers tegelijkertijd. Zo kan je in een interactieve workshop vragen aan iedereen om de hand op te steken indien akkoord.
- Waarom zou je voor een andere tool kiezen? Sommige bedrijven en organisaties hebben Zoom gebannen wegens privacykwesties. Ondertussen voerde Zoom een aantal updates door, met onder andere meer mogelijkheden voor het beveiligen van je onlinevergadering door gebruik van een wachtwoord of wachtruimte.
Tools voor teamwerk
Een aantal tools ontwikkelden zich met vooral ‘remote teams’ in gedachten: teams die op afstand moeten werken doordat ze bijvoorbeeld geen fysiek kantoor hebben of internationaal georganiseerd zijn. Ook tijdens corona kan je deze tools gebruiken om je projecten en teams social-distancinggewijs beter te organiseren.
Slack: Slack is een communicatietool die je berichten stroomlijnt via verschillende chatgroepen. Door de integratie met verschillende cloudservices, kan je gemakkelijk bestanden en documenten met elkaar delen. Daarnaast bevordert het de communicatie tussen collega’s, die dankzij de app laagdrempelig maar ook fun wordt.
- Aanrader: In de gratis versie kan je van de meeste functies gebruikmaken. Daarnaast is er ook korting voor ngo’s die de betalende versie aanschaffen.
- Waarom zou je voor een andere tool kiezen? De videoconference-applicatie is niet erg uitgebreid en enkel toegankelijk voor mensen die al een Slack-account hebben.
Teams: Teams lijkt erg op Slack, hoewel Slack sterker inzet op gebruikerservaring en lay-out. Beide laten toe om veel extra apps te installeren en zo de functionaliteiten uit te breiden.
- Aanrader: voor wie al met Office 365 werkt
- Waarom zou je voor een andere tool kiezen? Als je de betalende versie nodig hebt om je werk te kunnen uitvoeren, dan is Slack goedkoper.
Yammer: ‘Facebook for work’. Deze app zet vooral in op bedrijfsbrede sociale conversaties.
- Aanrader: grote organisaties
- Verward over Teams en Yammer? Bekijk dit filmpje
Tools voor projectmanagement
Extra hulp nodig om je projecten te managen?
Basecamp: Basecamp is een samenwerkingstoepassing voor projectmanagement en dagelijkse taakregistratie. Op de app kan je projectgerelateerd materiaal opslaan en de taakopvolging vergemakkelijken. Het is een tool met zowel chats, to-do-lijstjes, bestandsopslag... Slack + Google Drive + MS Teams gecombineerd.
- Aanrader: heb je een project waarbij je de vooruitgang wil delen met je partners? Basecamp biedt de mogelijkheid selecte informatie te delen met je partners zodat ze goed op de hoogte zijn van jouw vooruitgang.
- Waarom zou je voor een andere tool kiezen? Het prijskaartje
Trello: Het idee van Trello is dat je met een online prikbord werkt dat helpt om een overzichtelijke planning te maken. Trello laat alle taken, rollen, data en personen in één overzicht staan.
- Aanrader: snel overzicht van status en voortgang van projecten
- Waarom zou je voor een andere tool kiezen? Indien je niet op zoek bent naar overzicht maar naar samenwerkingsmogelijkheden, dan is Podio of Basecamp interessanter.
Podio: projectmanagementtool gelijkaardig aan Basecamp. Podio werkt met apps zodat je de functionaliteiten die je nodig hebt kan aanpassen. Gemaakt voor kleine teams en organisaties.
- Aanrader: Prijskaartje is veel kleiner dan Basecamp. Gratis tot 5 personen, ngo’s kunnen een vrijstelling aanvragen.
- Waarom zou je voor een andere tool kiezen? Een aantal (kleinere) functionaliteiten ontbreekt in Podio.