Leefmilieu Brussel zoekt Dossierbeheerder·ster Renolab (m/v/x) (Ref. 2023-B5)

Bedrijfsdetails

Leefmilieu Brussel is de tweetalige milieu- en energie administratie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Wij staan in voor een brede waaier aan activiteiten op het vlak van leefmilieu met als opdracht te streven naar meer levenskwaliteit voor alle Brusselaars. Om de klimaatuitdagingen het hoofd te bieden, willen wij een faciliterende rol spelen in de transitie van het Brussels Gewest naar een koolstofarme samenleving tegen 2050.

Ons doel is om de directe en indirecte uitstoot van broeikasgassen te verminderen, de gevolgen van klimaatverandering te beperken en alle mogelijke vormen van milieuoverlast terug te dringen.

Dankzij de inzet van onze medewerker·ster·s, onze gedeelde waarden (Respect – Innovatie – Verantwoordelijkheid) en onze transversale aanpak inzake leefmilieu, zijn wij als organisatie in staat om ons aan te passen aan de huidige en toekomstige uitdagingen en onze langetermijnvisie te realiseren.

Je gaat aan de slag in het departement Innovatie en Referentie Duurzame gebouwen in de afdeling Energie, Lucht, Klimaat en Duurzame gebouwen.

Het departement Innovatie en Referentie Duurzame gebouwen maakt deel uit van de afdeling Energie, Lucht, Klimaat en Duurzame gebouwen. Het is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, uitvoering en ondersteuning van innovatieve technische oplossingen en tools die toelaten de milieu-impact van het Brussels gebouwenpark te minimaliseren.

Zijn opdrachten sluiten aan bij de wens van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest om de strategie voor de duurzame renovatie van de Brusselse gebouwen (RENOLUTION-strategie) volledig uit te voeren.

Deze strategie beperkt zich niet tot de verbetering van de energieprestatie van de gebouwen en beoogt de milieu-impact van deze sector te verminderen via een globale denkoefening over de duurzaamheid van de gemaakte keuzes.

Binnen het departement Innovatie en Referentie Duurzame gebouwen ga je aan de slag in de transversale dienst Voorbeeldgebouwen, die verantwoordelijk is voor het beheer van RENOLAB. Je zal administratieve ondersteuning bieden aan het team van het RENOLAB-project.

Eén van de transversale maatregelen van de RENOLUTION-strategie is het opzetten en beheren van RENOLAB - het Laboratorium van de Renovatie. Renolab is bedoeld om bij te dragen aan de ontplooiing van innovatieve oplossingen voor de duurzame renovatie van Brusselse gebouwen op het niveau van het grondgebied.

RENOLAB omvat twee luiken:

RENOLAB.ID biedt via projectoproepen financiële ondersteuning aan ideeën, projecten, tools en mechanismen (financieel, economisch, technisch, op het vlak van beroepsvorming ...) die het mogelijk maken de obstakels voor renovatie weg te nemen.

RENOLAB.B biedt via projectoproepen technische ondersteuning (begeleiding) en financiële steun bij de verwezenlijking van duurzame renovatieprojecten van bestaande gebouwen, zowel in de ontwerp- als in de uitvoeringsfase. De innovatie bestaat in de integratie van alle componenten van de duurzaamheid van een gebouw in een globale reflectie over de milieu-impact ervan.

De financiële ondersteuning van de winnende projecten van deze projectoproepen zal via subsidies verlopen.

RENOLAB en de 2 projectoproepen worden voorgesteld op de website van de RENOLUTION-strategie: https://renolution.brussels/nl/renolab

Functie

Je zorgt voor het volledige beheer van subsidiedossiers en biedt administratieve ondersteuning bij het organisatorisch beheer van de goede uitvoering van RENOLAB-activiteiten.

Je werkt nauw samen met de 2 verantwoordelijken voor de RENOLAB.B- en RENOLAB.ID-projectoproepen.

In het kader van een goed beheer van onze subsidiedossiers ben je het aanspreekpunt voor de collega's van de dienst Subsidies en de dienst Boekhouding van Leefmilieu Brussel.

Op verzoek geef je informatie over de voortgang van de werkzaamheden binnen RENOLAB door aan de collega's van Leefmilieu Brussel.

Voor het beheer van subsidiedossiers ben je verantwoordelijk voor de volgende taken:

• Je verzamelt de informatie die nodig is om de onderzoeksdossiers van de subsidieaanvragen samen te stellen en controleert de volledigheid van de dossiers.
• Indien nodig vraag je de begunstigden van de subsidies om de ontbrekende administratieve documenten.
• Je stelt overeenkomsten en andere juridische en administratieve documenten op met betrekking tot de toekenning van subsidies (op basis van standaardmodellen van de verschillende documenten).
• Je beheert administratieve stromen met het aanmaken, verzenden, ontvangen, archiveren ... van brieven, kennisgevingen, schuldvorderingen, verlenging van termijnen ...
• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en budgettaire follow-up via de interne controlesoftware van Leefmilieu Brussel. Daarvoor voer je een nauwgezette registratie uit van de gegevens in de verschillende applicaties van Leefmilieu Brussel (met name in de software voor de follow-up van de budgettaire vastleggingen en vereffeningen).
• Je ondersteunt het projectteam bij het uitvoeren van de eindcontrole van de toegekende subsidies (controle van de bewijsstukken van de uitgaven, follow-up van de schuldschema's ...).

Je werkt actief mee aan de teamspirit en werkt mee aan de uitvoering van de gemeenschappelijke doelstellingen van het team, met name door administratieve ondersteuning te bieden.

De opdrachten die verband houden met deze administratieve ondersteuning kunnen de volgende taken omvatten:

• Je houdt contactlijsten bij en beheert deze en houdt toezicht op de verschillende e-mails die worden verstuurd (naar projectleiders, leden van de selectiecommissie, ...). ;
• Je biedt ondersteuning bij het opzetten van de logistiek voor externe evenementen (uitnodigingen, zaalreserveringen, catering ...), met name in het kader van de organisatie van een selectiejury, voor feedbackworkshops of workshops met betrekking tot communicatie- en netwerkevenementen voor de betrokken actoren.
• Je biedt ondersteuning aan collega-architecten voor de administratieve en budgettaire follow-up om de uitvoering van de opdrachten van de verschillende dienstverleners mogelijk te maken (administratieve follow-up van de uitvoering van overheidsopdrachten voor diensten, opstellen van notulen van vergaderingen ...).

In onderling overleg en in nauwe samenwerking met de twee verantwoordelijken van de RENOLAB.B- en RENOLAB.ID-projectoproepen kan worden overeengekomen dat je andere ondersteunende opdrachten uitvoert voor de goede afloop van de projectoproepen.

Profiel

Diploma*: Bachelor

* Kandidaten die hun diploma hebben behaald in een land buiten de Benelux kunnen aan de selectie deelnemen op voorwaarde dat hun diploma door de Vlaamse of Franse Gemeenschap werd gelijkgesteld. Gelieve de erkenning van je diploma toe te voegen aan je kandidatuur.

Ervaring

• Een relevante professionele ervaring in het domein van administratief dossierbeheer.
• Deze ervaring kan in aanmerking genomen worden voor de berekening van de geldelijke anciënniteit
• Ervaring met projectbeheer is een troef.

Kennis

• Je kunt je in het Frans en in het Nederlands vlot en duidelijk uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van IT-tools : Suite Office
• Door de digitale transitie in onze samenleving en bij de overheidsdiensten zijn digitale vaardigheden essentieel geworden. Je bent in staat om digitale informatie en IT-hulpmiddelen te gebruiken en bent bereid om je digitale vaardigheden te ontwikkelen.

Gedragsgerichte competenties

• Je analyseert informatie gericht en kritisch.
• Je behandelt problemen zelfstandig en bent oplossingsgericht.
• Je communiceert op een duidelijke en begrijpbare manier, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kunt vlot in team werken en draagt bij tot de goede verstandhouding tussen collega’s.
• Je handelt servicegericht naar gebruiker·ster·s of begunstigden.
• Je toont respect voor anderen, voor de regelgeving en voor het leefmilieu.
• Je ontwikkelt voortdurend je professionele kennis en vaardigheden.
• Je werkt resultaatgericht en behaalt je doelstellingen.

Aanbod

• Een contract van onbepaalde duur
• Een voltijdse betrekking
• Werk in een gemotiveerd team in een eco-dynamische administratie
• Mogelijkheid tot meerdere dagen telewerk per week
• Een salaris B101 in overeenstemming met de loonschalen in de openbare sector (eindejaarspremie + vakantiepremie)
• Naast de diensten gepresteerd in de publieke sector, is het mogelijk om diensten gepresteerd in de private sector of als zelfstandige te laten erkennen in het kader van de geldelijke anciënniteit, ofwel op basis van het aantal jaren relevante professionele ervaring die tijdens de rekrutering aangetoond werden, ofwel op basis van een aanvraag tot erkenning van een professionele ervaring die in het bijzonder nuttig is voor de functie
• Maaltijdcheques (8 €)
• Mogelijkheid tot tweetaligheidspremie (via Selor examen)
• Een permanente vorming
• Een flexibele uurregeling
• Een hospitalisatieverzekering
• Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• Een fietspremie of mogelijkheid tot het bekomen van een bedrijfsfiets
• 35 dagen verlof per jaar (op basis van een voltijdse tewerkstelling)
• Mogelijkheid tot inschrijving van uw kinderen in het nabijgelegen kinderdagverblijf

Geïnteresseerd?

Solliciteer uiterlijk op 2/12/2023 (cv en motivatiebrief).

Leefmilieu Brussel garandeert een objectieve selectieprocedure, op basis van de vereiste competenties. “Omdat diversiteit in onze natuur zit…”