OVAM zoekt Deskundige Team Klantenbeheer | Bond Beter Leefmilieu

U bent hier

OVAM zoekt Deskundige Team Klantenbeheer

Geplaatst door
Fatna_01
Voltijds
Onbepaalde duur
Betaalde job
Mechelen
Solliciteren tot: 
28/03/2019

Afdeling: Algemene diensten
Team: Team Klantenbeheer
Niveau: Niveau B
Graad: Deskundige
Contract: Onbepaalde duur
Standplaats: Mechelen

De OVAM rekent ook op u voor een proper milieu!

Wilt u meewerken aan minder afval, een zuivere bodem en de omslag naar een kringloopeconomie in Vlaanderen? Dan bent u bij de OVAM aan het juiste adres. De OVAM - Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij, gevestigd in de Stationsstraat in Mechelen, is een Vlaamse overheidsinstelling die continu op de bres staat voor een beter leefmilieu. Concreet staat zij in voor het voorbereiden en uitvoeren van het Vlaamse afvalstoffen-, materialen- en bodemsaneringsbeleid.

Kenmerken van de functie

Binnen het team Klantenbeheer is de OVAM op zoek naar een deskundige die zich verder verdiept in de afval- en materialen thema's. De deskundige bouwt een goed contact op met de inhoudelijke afdeling Afval- en Materialenbeheer.

Sinds 01.01.2016 worden de externe telefoons en mails over algemene OVAM thema's van zowel de bodemafdeling als afvalstoffen en materialenbeheer gecentraliseerd binnen het team klantenbeheer dat gesitueerd is binnen de afdeling Algemene Diensten. Deze centralisatie dient ervoor te zorgen dat dossierhouders worden ontlast van telefonische en mailcontacten. Daarnaast is de ondersteuning ook een belangrijk gegeven ikv de klantvriendelijkheid van de OVAM naar de externe klant. Een moderne overheid dient immers snel te kunnen inspelen op de vragen die de burger heeft.

Als deskundige bent u na een inwerkperiode het aanspreekpunt voor de collega's over alle thema's van afval- en materialenbeheer. Hiervoor neemt u zelf intern met de collega's contact op, verdiept u zich in de materie, maakt een eerste analyse van verbeterpunten naar info-verstrekking om alzo snel in te spelen op de behoeften van de burger. Dit resulteert in een plan van implementatie van de nieuwe informatieverstrekking. De helft van uw werktijd besteedt u aan deze taken.

Als medewerker van het Team Klantenbeheer staat u voor de andere helft van uw werktijd in voor het beheren en behandelen van telefoons, dossiers en gegevens. U zorgt er mee voor dat processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. De telefoons betreffen in de inwerkperiode voornamelijk bodemgerelateerde vragen, in de nabije toekomst zorgt u ervoor dat ook afvalstof- en materiaalbeheergerichte vragen binnen het team opgevangen kunnen worden; het afhandelen van deze vragen gesteld per mail behoort tevens tot het takenpakket.

Om technische redenen worden deze taken uitgevoerd in het kantoor van de OVAM te Mechelen. Tijdens de openingsuren (9u tot 12u30 en van 13u30 tot 16u30 ) is elke dag een voldoende bezetting binnen het team vereist.

Takenpakket

  • Opbouwen van expertise in afval- en materialenbeheer zodat u als aanspreekpunt voor dat thema kan fungeren. U deelt uw kennis actief binnen het team zodat alle vragen van de burgers en bedrijven kwaliteitsvol beantwoord worden.
  • Inkomende telefoons en mails beantwoorden, registreren en analyseren op eventueel verbeterpunten. Complexe vragen stuurt u door naar de inhoudelijke experten binnen de afdelingen. U volgt de afhandeling van deze vragen mee op.
  • Meehelpen de informatie-verstrekking via brieven/sjabloon/internet te optimaliseren vanuit de interne afdelingen naar de klanten. U geeft hierover advies aan de afdelingen en volgt het op.
  • Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Op zoek gaan naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en de klanten hierover adviseren. Klanten voor specifieke informatie kunnen doorverwijzen naar het juiste aanspreekpunt.
  • Uitbouwen van een netwerk binnen de afdeling Afval- en Materialenbeheer.
  • Organiseren van overleg met de afdeling Afval- en materialenbeheer over mogelijke verbeterpunten, rapportering van behandelde dossiers, mogelijke uitbreiding van thema's, rapportering van de bereikbaarheid binnen de afdeling Afval- en Materialenbeheer en snelheid van reactie op de externe vragen.

Profiel

Het team Klantenbeheer is op zoek naar een collega die klantgericht als belangrijke waarde heeft. Daarnaast bent u als collega leergierig, analytisch ingesteld en wilt u zich specialiseren in afval- en materialenthema's. U werkt zelfstandig, gestructureerd en neemt uw verantwoordelijkheid op.

Toelatingsvoorwaarden

Om toegang te krijgen tot een functie bij de Vlaamse overheid moeten kandidaten voldoen aan een aantal algemene toelatingsvoorwaarden:

  • 'bewijs van goed gedrag en zeden' kunnen voorleggen;
  • de burgerlijke en politieke rechten genieten;
  • medisch geschikt zijn om de functie uit te oefenen (enkel voor bepaalde doelgroepen en functies met een bepaald risico).

Deelnemingsvoorwaarden

  •  U bent ten minste in het bezit van een diploma dat toegang verleent tot niveau B (meer info: zie https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02), zoals bepaald in het Vlaamse personeelsstatuut. Interne kandidaten van OVAM die reeds tot niveau B behoren worden eveneens toegelaten tot deze selectie.
  • Als u een buitenlands diploma bezit, moet u de erkenning van gelijkwaardigheid aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: www.naricvlaanderen.be/.

  • Als u uw diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet u een taalexamen afleggen bij Selor (www.selor.be/nl/procedures/taaltesten/) om uw kennis van het Nederlands te bewijzen.

Kandidaten die niet aan de toelatingsvoorwaarden en de deelnemingsvoorwaarden voldoen, worden uitgesloten van deelname aan de voorselectie en het functiespecifieke onderdeel van de selectie. Zij worden daarvan op de hoogte gebracht.

Als de vacature-invulling via de procedure van herplaatsing niet mogelijk is, gebeurt de invulling ervan via aanwerving vanuit de externe arbeidsmarkt.

Functievereisten

  • U bent goed in schriftelijke en mondelinge communicatie.
  • U heeft bij voorkeur ervaring in callcenter.
  • U heeft bij voorkeur ervaring met de OVAM gerelateerde thema's of beschikt over de capaciteit om u snel in te werken.
  • U heeft bij voorkeur ervaring met het opmaken van klantgerichte communicatie en/of FAQ's na eigen analyse van de context.
  • U beschikt over kennis van en ervaring met volgende software, nodig om uw taken vlot te kunnen uitvoeren: Windows 7; het Microsoft office en Libre office pakket.

Omschrijving van de belangrijkste gedragscompetenties

De 4 waarden die voor de OVAM belangrijk zijn: daadkracht, openheid, wendbaarheid en vertrouwen, passen bij u.

Voor deze functie zijn bijkomende gedragscompetenties gevraagd:

  • Verantwoordelijkheid nemen: handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1).
  • Samenwerken: een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1).
  • Analyseren: een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie (niveau 1).
  • Klantgerichtheid: wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren (niveau 1).
  • Oordeelsvorming: mening uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1).
  • Zorgvuldigheid: handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2).
  • Communiceren: informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen (niveau 2).

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan u op volgende website vinden: www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/competentiewoordenboek-vlaamse-overheid

Selectieprocedure: timing onder voorbehoud

De selectieprocedure omvat verschillende selectiestappen. Na elke eliminerende selectiestap worden de niet geselecteerde kandidaten op de hoogte gebracht van het resultaat. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor de volgende selectiestap. De opgegeven termijn voor de selectieprocedure zijn richtinggevend.

  1. CV-screening en voorselectie op basis van de kandidaatstelling – eliminerend – vindt plaats in week 14. De best gerangschikte kandidaten gaan door naar de volgende selectie-stap.
  2. Voorafgaand aan het jurygesprek vullen de geselecteerde kandidaten een persoonlijkheidsvragenlijst in. Jurygesprek met een functie specifieke screening en zelfbeschrijving van sterktes en zwakten, aangevuld met een praktijkcase. Het gesprek gebeurt in aanwezigheid van het afdelingshoofd Algemene Diensten, Teamverantwoordelijke Klantenbeheer, een OVAM HR-medewerker en een externe selectiespecialist. Het gesprek vindt plaats in week 15-16. De jury formuleert een advies aan de administrateur-generaal over de geschiktheid van de kandidaten. Deze stap is eliminerend.
  3. Een extra selectiestap kan worden voorzien indien nodig voor deze selectie. Dit kan bestaan uit een diepte-interview al dan niet met een bijkomende case. Deze selectiestap gebeurt door de externe selectiespecialist en/of een OVAM-medewerker. Deze stap is eliminerend.
  4. De administrateur-generaal, mevr. Henny De Baets, beslist na advies, wie als beste kandidaat geselecteerd wordt. Voorafgaand aan deze beslissing kan een bijkomend gesprek met de administrateur-generaal en de externe selectiespecialist plaatsvinden.
  5. Alle kandidaten krijgen een schriftelijk antwoord over het resultaat.

De kandidaten kunnen over elke fase mondelinge feedback vragen binnen een termijn van dertig dagen.

Ons aanbod

  • Een leerrijke en boeiende werkervaring met een maatschappelijk zinvolle opdracht.
  • Een voltijds contract van onbepaalde duur.
  • Een verloning van (B111, geen ervaring) 2.372,59 euro bruto/maand. Relevante ervaring kan worden gehonoreerd volgens de geldende wetgeving. Ervaring uit de overheidssector wordt volledig gevalideerd. Andere relevante ervaring kan meegenomen worden. Voor de berekening van uw salaris kan u terecht op de salarissimulator van de Vlaamse Overheid. U vindt deze terug via volgende link: www.vlaanderen.be/nl/vlaamse-overheid/werken-bij-de-vlaamse-overheid/salarissimulator.
  • Een aantrekkelijke vakantieregeling, glijdende werktijden, maaltijdcheques, een gratis hospitalisatieverzekering, gratis openbaar vervoer van en naar het werk, tewerkstelling in de onmiddellijke nabijheid van het station te Mechelen.
  • De OVAM zet zich actief in om gelijke kansen en diversiteit op de werkvloer te bevorderen. De kwaliteiten van ons personeel zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, gender, geaardheid, handicap/chronische ziekte of afkomst.
  • Volgende kandidaten kunnen deelnemen onder voorbehoud: kandidaten die beschikken over een buitenlands diploma dat nog niet gelijkwaardig is verklaard en kandidaten die nog niet voldoen aan de vereisten inzake de taalwetgeving inzake kennis van het Nederlands. Wie dus nog geen taaltest Nederlands heeft afgelegd bij Selor kan al wel deelnemen aan de selectieronde(s). Aan deze voorwaarden moet echter wel voldaan worden voor de effectieve indiensttreding.
  • Hebt u een arbeidshandicap; gelieve aan te geven bij uw sollicitatie of u nood hebt aan specifieke aanpassingen voor de sollicitatie.

Solliciteren

Bent u geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 28 maart 2019 - 12 uur. Om te solliciteren vult u de online vragenlijst in. Bij deze vragenlijst stuurt u als bijlage een cv met overzicht van uw loopbaan/ervaring en een kopie van uw diploma.

De OVAM respecteert de persoonlijke levenssfeer van de sollicitanten. Uw persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld en worden enkel gebruikt in het kader van uw sollicitatie. Uw gegevens worden niet bekendgemaakt aan derden, mogelijke uitzondering zijn externe selectiekantoren die soms bepaalde delen (bijv. assessment centers) of de volledige selectieprocedure begeleiden. U heeft op elk moment het recht om uw persoonsgegevens in te kijken en zo nodig te laten verbeteren of verwijderen.

Meer informatie

Voor meer informatie over de inhoud van de functie, arbeidsvoorwaarden en de selectieprocedure kan u contact opnemen met Fatna El Khanf (tel: 015 284 183, email: wervingen@ovam.be).

Meer informatie over de OVAM vindt u via www.ovam.be

Vermeld bij je sollicitatie dat je de vacature op de website van Bond Beter Leefmilieu gevonden hebt.